Когда работники приходят в офис, организации должны быть готовы защитить своих сотрудников в любой ситуации.
От суровой погоды и неотложной медицинской помощи до активных нападающих и кибератак, организации должны иметь планы «обеспечения устойчивости» в чрезвычайной ситуации.
Тем не менее, согласно недавнему опросу, до одной трети сотрудников не знают или не уверены в планах своего работодателя на случай определенных инцидентов, таких как стрельба, кибератаки и насилие на рабочем месте.
Хотя такие события случаются редко, обеспечение того, чтобы сотрудники, наряду с другими ключевыми заинтересованными сторонами, были готовы справиться с ними, имеет важное значение для подготовки к критическим инцидентам на рабочем месте и управления ими.
Наличие всех инструментов
На этапе подготовки к управлению чрезвычайными ситуациями организации должны убедиться, что у них есть все инструменты, технологии и протоколы для надлежащего реагирования на все виды инцидентов.
Сюда входят критически важные системы связи, такие как система массовых уведомлений, приложение для обеспечения безопасности сотрудников и/или мобильная тревожная кнопка.
Проверка того, что эти системы и линии связи не только доступны, но и надежны, должна быть частью контрольного списка готовности каждой организации к чрезвычайным ситуациям.
Эти инструменты работают последовательно? Когда они последний раз тестировались? Соответствуют ли они потребностям организации?
При ответе на последний вопрос примите во внимание функции, необходимые для эффективного общения внутри организации — например, крупному предприятию с несколькими офисами может потребоваться платформа с возможностями геотаргетинга.
В рамках этой оценки систем организациям также следует уделить время обновлению процедур и планов аварийной связи.
Это должно включать не только согласование того, какие каналы будут использоваться для связи с кем (сотрудниками службы безопасности, руководством, сотрудниками, руководителями объектов, службами экстренного реагирования и т. д.), но также и тем, кто несет ответственность за какие действия по реагированию на чрезвычайные ситуации, связанные с каждым типом инцидента.
Также должны быть четкие шаги с изложением протоколов для уведомления сотрудников, которые работают из дома или других удаленных мест, и обеспечения актуальности контактных данных сотрудников.
Стадия реагирования
В случае возникновения чрезвычайной ситуации организации переходят к этапу реагирования, где они действуют в соответствии со своими подготовленными планами. Охрана на месте и/или службы быстрого реагирования получают информацию о происшествии и начинают реагировать. Те, кто отвечает за общение с руководителями объектов, корпоративной безопасностью и правоохранительными органами, должны поддерживать открытые линии связи, чтобы все были на одной волне.
Именно здесь система антикризисного управления на основе программного обеспечения может стать ценным инструментом для координации реагирования на чрезвычайные ситуации между ключевыми заинтересованными сторонами. Эти системы позволяют командам корпоративной безопасности автоматически оповещать всех людей в здании или на территории кампуса, как только возникает чрезвычайная ситуация. Эти платформы могут предоставлять рекомендации по протоколам реагирования на чрезвычайные ситуации, обмениваться обновлениями об инцидентах, повышать осведомленность о ситуации и давать четкие инструкции сотрудникам по информированию и защите от потенциального вреда.
Этап восстановления
После прибытия на место аварийно-спасательных служб предприятия должны приступить к этапу восстановления, даже если инцидент все еще продолжается. Это может включать в себя оценку того, какие сотрудники находятся в этом районе, оказание медицинской помощи тем, кто в ней нуждается, и обмен обновлениями по мере их появления.
На этом этапе двустороннее общение с сотрудниками — будь то через приложение, текст или чат — имеет решающее значение для определения следующих шагов и обеспечения безопасности всех. Открытие этих линий связи позволяет группе экстренного реагирования быстро рассылать уведомления и делиться актуальными обновлениями, а также обеспечивать учет всех сотрудников во время инцидента. Это также дает сотрудникам возможность предоставлять обновленную информацию о своем статусе и получать информацию, необходимую для обеспечения безопасности.
Как это происходит
После разрешения инцидента и восстановления безопасности лица, ответственные за управление чрезвычайными ситуациями, должны оценить, как завершилось аварийное реагирование, отметить основные выводы из инцидента и соответствующим образом обновить планы, чтобы лучше подготовиться к будущему.
В дополнение к использованию аналитики в существующих системах и платформах группа управления чрезвычайными ситуациями должна проводить анализ после принятия мер.
Некоторые вопросы, которые необходимо задать:
- Работали ли технологии и инструменты так, как предполагалось?
- Все ли, кто должен был получать экстренные уведомления, получили их?
- Чувствовали ли сотрудники, что получают самую свежую информацию?
- Были ли хорошо связаны службы экстренного реагирования и правоохранительные органы с ключевыми заинтересованными сторонами, включая управление объектами, руководство компании и корпоративную безопасность?
- Были ли какие-либо задержки или сбои в передаче информации? Легко ли обменивались данными?
Ни один бизнес не хочет сталкиваться с чрезвычайным происшествием во время работы, но лучше быть готовым.
Имея правильные инструменты, стратегии и планы для критической коммуникации и реагирования на чрезвычайные ситуации, предприятия могут быть устойчивыми перед лицом невзгод.